Informationssysteme

Definition System

„Ein System ist ein zielgerichtetes und organisiertes Ganzes. Es besteht aus Elementen [...]. Zwischen den Elementen eines Systems bestehen Beziehungen, deren Gesamtheit man als Struktur des Systems bezeichnet. Das vorgegebene Ziel bestimmt die Struktur des Systems“ (Riemann 2001).

Man unterscheidet im Allgemeinen zwischen:

• Statischen und dynamischen Systemen
• Offenen und geschlossenen Systemen
• Deterministischen und stochastischen Systemen

Definition Informationssystem /IS

Informations- und Kommunikationssysteme (IKS) sind „soziotechnische Systeme, die menschliche und maschinelle Komponenten als Aufgabenträger umfassen, welche

• voneinander abhängig sind,
• ineinander greifen und/oder
• zusammenwirken.

Im Mittelpunkt steht die Unterstützung bei der Erfüllung betrieblicher Aufgaben. Der Begriffsbestandteil Information verdeutlicht, dass es primärer Zweck dieser Systeme ist, die Informationsnachfrage von Aufgabenträgern [...] zu befriedigen.“ (Wissenschaftliche Kommission Wirtschaftsinformatik im Verband der Hochschullehrer für Betriebswirtschaft (1994))

IKS wird weitestgehend synonym zu IS verstanden (Fink et al. 2000), da Kommunikation in der Regel systemimmanent ist.

Modulares System

Ein modulares System ist ein System, das aus Haupt- und Untersystemen besteht. Dabei sind die Untersysteme (Module) unter den Gesichtspunkten

• der Austauschbarkeit (z.B. von Daten)
• der Arbeitsorganisation und/oder
• der Flexibilität bzw. Anpassungsfähigkeit

des Systems gebildet.

Die einzelnen Teilsysteme lassen sich unabhängig voneinander verwenden. Dadurch lässt sich das Gesamtsystem -falls gewünscht- in Teilschritten über einen größeren Zeitraum einführen. Es liegt jedoch sowohl eine Daten- als auch Programm- und Prozessintegration vor.

Nicht-integrierte Datenverarbeitung

Kennzeichen einer nicht-integrierten Datenverarbeitung (DV) ist es, dass die unterschiedlichen Aufgaben einer Unternehmung unabhängig voneinander DV-unterstützt durchgeführt werden. Zurückzuführen ist dies auf das traditionelle Gestaltungsprinzigp der Arbeitsteilung. Daraus ergeben sich DV-Insellösungen und folgende Nachteile:

• Oft ist eine wiederholte Dateneingabe in den voneinander unabhängigen Teilsystemen erforderlich. Dies erhöht den Arbeitsaufwand.
• Gleichartige Datenbestände werden häufig mehrfach gespeichert, was zu redundanten Bestands- und Bewegungsdaten führt.
• Die Aktualität der Daten ist mangelhaft.
• Auf Änderungen kann nur eingeschränkt reagiert werden.
• Die Auskunfts- und Informationsmöglichkeiten sind auf die jeweilige DV-unterstützte Teilaufgabe beschränkt.

Integrierte Datenverarbeitung

Ziel der integrierten Datenverarbeitung ist es, Abteilungsgrenzen zu überwinden und die verschiedenen betrieblichen Teilbereiche enger miteinander zu verknüpfen. Dies wird durch ein DV-System realisiert, in dem die Module integriert miteinander verbunden sind. Somit haben Änderungen in einem Modul nicht nur Auswirkungen auf das Modul selbst, sondern auf alle benachbarten, integrierten Module. Sogesehen stellt die Integration aus Sicht der Organisationsgestaltung das Gegenteil der Arbeitsteilung dar.

Die Integration lässt sich differenzieren nach:

• dem Integrationsgegenstand
• der Integrationsrichtung

Sie bietet folgende Vorteile:

• Durch die Vermeidung von Mehrfacheingaben lässt sich der Datenerfassungsaufwand reduzieren.
• Ein durchlaufender Informationsfluss wird gewährleistet.
• Die Konsistenz und Aktualität der Datenbestände wird gewährleistet.
• Die Anzahl der Schnittstellen wird reduziert und die damit verbundenen Probleme umgangen.

Einordnung des Informationsmanagements in die Unternehmensorganisation

Grundsätzlich bestehen 2 Möglichkeiten, das IM in die Unternehmensorganisation einzuordnen:

• Zum einen lässt es sich als Stabsstelle der Geschäftsleitung verstehen, was den Servicecharakter des IM im Unternehmen betont.

• Zum anderen lässt sich IM als eigener Funktionsbereich im Unternehmen verstehen. Dies ist sinnvoll, falls dem IM eine große Bedeutung im Unternehmen zukommt, z.B. bei IT-Dienstleistungsunternehmen. Hierbei kann das Problem auftreten, dass die innerbetriebliche Dienstleistungsaufgabe des IM in den Hintergrund tritt.

Historisch bedingt wird das IM in manchen Fällen noch einem Funktionsbereich -meist dem Finanz- und Rechnungswesen- untergeordnet. Dies beruht darauf, dass das IM hauptsächlich zur Unterstützung der Buchhaltung diente.

Zudem ist es bei einer Matrixorganisation bzw. divisionalen Unternehmensstruktur möglich, das IM als Querschnittsfunktion zu gestalten, so dass es jeweils eine Abteilung in allen Geschäftsbereichen darstellt.